Planning y turnos

En una línea: El planning es el horario de tu equipo. Creas turnos por empleado y día, los ves por semana/mes/año, repites patrones con rotaciones y controlas la cobertura de cada franja.

Tipos de turno

Cada turno tiene un tipo, con su color:

La baja médica es un tipo propio para separar bien la IT de una ausencia normal en los informes. TurnoMade no guarda el justificante médico (dato de salud): el empleado lo envía por su canal habitual de RR. HH. Ver Vacaciones, ausencias y peticiones.

Color por persona. Cada persona tiene un color (se le asigna solo al darla de alta; se cambia en Equipo): sus turnos de trabajo se pintan con ese fondo en el panel y en la app, y junto a su nombre aparece un punto del color; los estados (vacaciones, permiso, ausencia, guardia…) conservan su color y llevan una franja del color de la persona a la izquierda. Son doce tonos de la misma gama clarita del planning (Menta, Índigo, Lima, Agua, Pizarra, Verde, Cian, Salvia, Añil, Turquesa, Pistacho, Jade), elegidos para no confundirse nunca con ausencias, bajas, permisos, guardias, vacaciones ni notas, y repartidos en un orden que hace que cada alta contraste con las anteriores. Si a alguien le quitas el color («Sin color»), sus turnos de trabajo se colorean por franja horaria (mañana verde, mediodía agua, tarde azul, noche índigo), igual en la web y en la app. Ver Gestión del equipo.

Estados por horas. La Recuperación y el Permiso pueden ser de solo unas horas de un día en vez de la jornada completa: marca «Por horas» e indica el horario. En ese caso conviven con el turno de trabajo del día (la persona trabaja y, además, tiene esas horas registradas) y en el planning se ven compactos —p. ej. «Rec. 4h»— mientras el turno de trabajo muestra su horario efectivo. Ver Vacaciones, ausencias y peticiones.

Crear y editar turnos

1. En Planning, elige la vista Semana.
2. Haz clic en la casilla de un empleado + día.
3. Elige tipo, horario y, si hace falta, marca turno partido (dos tramos, p. ej. mañana y tarde). Las horas van en pasos de 15 minutos (09:00, 09:15, 09:30, 09:45…), así que puedes poner clases o turnos que empiecen a y cuarto o menos cuarto. También existe la opción 24:00 para un turno que acaba justo a medianoche.
4. Guarda. Para editar o borrar, vuelve a hacer clic en el turno.

• Turnos nocturnos: un turno que cruza la medianoche (p. ej. 22:00–06:00) se planifica en el día en que EMPIEZA. Al ponerle una hora de fin anterior a la de inicio, TurnoMade entiende solo que termina al día siguiente y calcula las ocho horas.

ℹ️ Esto es sobre PLANIFICAR el turno. Lo que pasa cuando el empleado ficha esa noche —a qué día van sus horas, cómo se corrige una salida de madrugada, qué hacer si se le olvidó fichar— está en turnos de noche en el registro de jornada. Son dos cosas distintas y se preguntan mucho juntas.

• Vacaciones y demás estados de día completo (ausencia, baja, recuperación, libre) sustituyen a los turnos de trabajo o guardia del día al crearlos — también al usar la repetición.
• Y al revés: crear trabajo (también con repetición) no pisa un día con vacaciones, ausencia o baja — esos días se omiten. Para sobrescribirlos, elimina antes ese estado a propósito.
• Dos turnos no pueden pisarse: si asignas a alguien un turno cuyo horario se solapa con otro que ya tiene ese día, TurnoMade avisa y no lo crea, diciéndote con qué choca. Lo que sí puedes es darle dos turnos separados el mismo día (una mañana y una noche): mientras las horas no se pisen, se permiten. Un relevo justo —09:00–13:00 seguido de 13:00–17:00— tampoco cuenta como solape.
• Con repetición, los días que chocan se omiten y el resto se crea, igual que pasa con vacaciones y ausencias. Así una repetición de dos semanas no se cae entera por un choque.
• Selección y borrado en lote: el botón Seleccionar te deja marcar varios turnos (o "todas las guardias" del periodo) y borrarlos juntos.

Color por persona

Ver el recuadro Color por persona de #Tipos de turno: se asigna en Equipo y se ve igual en la web y en la app.

Notas del turno: quién las ve

Al crear o editar un turno hay un campo Notas (opcional). Sirve para la instrucción de ese turno a esa persona: «1 h formación + 1 h clase», «17:20 la doy yo, aprovecha para subir el programa», «reunión de entrenadores», «cubre las vacaciones de Andrea». Desde el 15-sep-2026 se ven (antes solo aparecían al abrir el turno):

• La persona del turno la ve en la app, en Inicio → Turno hoy (el texto entero) y en Planning debajo de su horario (una línea; toca para desplegarla), y en su acceso web (/yo/planning).
• El gerente la ve en el planning de la web (vista Semana) y del móvil, debajo del horario de cada turno, como una píldora amarilla; el texto completo, al pasar el ratón o tocarla. En las vistas Mes y Año de la web no cabe: ahí no se pinta, y para leerla se abre el turno.
• Los compañeros no la ven: la nota es de ese turno y de esa persona, y puede llevar algo que no es para el resto. Desde el 17-sep-2026 ni siquiera llega a su dispositivo: la base de datos la entrega vacía a quien no es el gerente ni la persona del turno. Lo que sí ven todos es el motivo de un permiso retribuido (matrimonio, mudanza…), que va en la propia píldora: ver permiso retribuido.

Cabe lo que quieras escribir, pero en el planning se ven como mucho tres líneas (y en el móvil, una hasta que se toca): pon lo importante al principio. Cambiar solo la nota no manda aviso (ver abajo).

¿Se avisa a mi equipo?

Sí, automáticamente — y sin bombardear. TurnoMade espera a que termines de editar y manda a cada persona un único resumen con cómo quedan sus turnos, por la campana de la app y una notificación en el móvil (si tiene la app instalada). No tienes que avisar tú, y montar el planning del mes no le llena el móvil a nadie.

• Cuándo llega: un cuarto de hora después de tu último retoque a los turnos de esa persona. Mientras sigas editando, el resumen espera.
• Si lo único que tocas es de hoy o de mañana —un cambio de última hora, no una sesión de planning—, el resumen no espera el cuarto de hora: sale a los pocos minutos y lleva correo siempre. Es la red de seguridad de los cambios de última hora. En cambio, si esos días cercanos van dentro de una sesión más larga, cuenta como planning: un solo resumen al terminar y sin correo, porque montar el horario no es una urgencia.
• Retocar no duplica: cambia un turno cuatro veces seguidas y el resumen lo cuenta una, con el horario final. Crear un turno y corregirlo al momento se anuncia como turno nuevo, no como «modificado» — para quien lo recibe es la primera noticia. Y un turno creado y cancelado antes de salir el resumen no avisa nada.
• Si solo cambias el tipo de turno o las notas, no se manda ningún aviso: lo verá al mirar el planning.
• Da igual cómo crees los turnos: a mano, con repetición, desde Guardias, aplicando una rotación o con Reorganizar IA, el aviso sale por el mismo sitio y con las mismas reglas — un resumen por persona, cuando terminas.
• Por correo, además del caso de hoy/mañana, solo si lo activas en Ajustes (viene desactivado): con la casilla activada, cada resumen lleva también su correo.
• Si cancelas un turno y le asignas otro ese mismo día, no se le manda ninguna alarma de cancelación: solo ve el planning actualizado. Mover un turno no le llena el buzón. Tienes media hora para reasignarlo; si pasado ese rato sigue sin turno, entonces sí le llega el aviso de cancelación — y solo si el turno era de hoy o mañana. Detalle en Ajustes#Si cancelas un turno.
• Al usar Reorganizar IA, cada persona recibe un único aviso con todos sus turnos nuevos juntos, no uno por turno, y con el mismo retardo que si los hubieras puesto a mano. Y a quien le toque cubrir una ausencia le llega en su lugar un aviso de cobertura, que sí es inmediato y le pide confirmar el cambio: ahí no se puede esperar, porque alguien tiene que tapar ese hueco.

Montar el planning en borrador (y publicarlo cuando esté listo)

Si prefieres que tu equipo no vea nada hasta que el planning esté cerrado, activa el modo borrador: el botón del reloj de arena en la cabecera de Planning (solo en la web). Con el modo activo:

• Todo turno que crees —suelto, con repetición o desde Guardias— queda en borrador: tu equipo no lo ve en ningún sitio (ni web, ni móvil, ni avisos) y tú lo ves atenuado con la marca «Borr.» en las vistas Semana y Mes.
• Puedes editar y borrar borradores con total libertad: nada de eso genera avisos. Un borrador que eliminas antes de publicar, sencillamente nunca existió para nadie.
• Cuando termines, pulsa Publicar (N): los turnos se hacen visibles y cada persona recibe un único resumen con los suyos — el mismo aviso de siempre. También puedes programar la publicación a un día y una hora (la hora es la de tu negocio) y cancelar la programación si cambias de idea; si hay una activa, el botón te la muestra.
• Los borradores no cuentan como turnos mientras no se publican: no salen en los informes ni abren la puerta de fichaje, y nadie puede pedir un intercambio sobre ellos. Lo que sí hacen es reservar su hueco: no puedes crear otro turno que se pise con un borrador.

🎬 Lo tienes en vídeo: «Haz tu primer planning de turnos» lo enseña de principio a fin, modo borrador incluido. Está en el icono de YouTube de la barra lateral.

Tres cosas a saber: Reorganizar IA y las rotaciones publican directamente, aunque el modo borrador esté activo (el aviso amarillo del planning te lo recuerda); la vista Año no muestra borradores (usa Semana o Mes para trabajarlos); y si dejas borradores sin publicar, Ajustes te lo recuerda con un aviso.

Vistas

• Semana — el detalle día a día, ideal para montar y ajustar.
• Mes — calendario visual del mes completo.
• Año — 12 mini-meses por empleado con estadísticas (días trabajados, horas, media h/semana, gráfico de horas por mes).

Las tres vistas se pueden descargar: PDF, imprimir y Excel. El PDF respeta los colores del planning —incluido el color de cada persona en sus turnos de trabajo y la franja de su color en los estados— e incluye logo, nombre de TurnoMade y de la empresa (uso interno).

Rotaciones (patrones repetidos)

Para no crear turnos uno a uno, usa rotaciones: defines un patrón (p. ej. "mañanas de lunes a viernes") y lo aplicas a varias semanas de golpe. Perfecto para equipos con horario estable.

Cobertura por franjas

Puedes definir cuánta gente necesitas en cada franja horaria (p. ej. mínimo 2 personas de 12:00 a 16:00). TurnoMade calcula el mínimo simultáneo realmente presente en cada instante de la franja —no un porcentaje aproximado—, así que una franja con un hueco interno cuenta como descubierta aunque alguien la roce.

• Con la cobertura definida, verás los huecos y podrás pedir al asistente de IA que te proponga cómo taparlos (Reorganizar IA, función del plan Pro — Asistente de IA).
• Cada franja puede tener un segundo tramo (turno partido) y, si tu empresa usa áreas (Cocina, Sala…), un área asignada: así el asistente de IA propone para esa franja a quien es de ese área.
• ⚠️ Aviso de 12 h de descanso: si una franja, hecha en días seguidos, no deja las 12 horas de descanso obligatorias entre su fin y su propio inicio del día siguiente (p. ej. un turno que acaba a las 24:00 y empieza a las 10:30 → solo 10,5 h), TurnoMade te lo avisa ahí mismo, al instante mientras editas la franja. Un partido 12:00–24:00, en cambio, deja 12 h justas (de 24:00 a 12:00) y no avisa. No bloquea, pero el asistente de IA no podrá encadenar esos días (la ley se lo impide): conviene retrasar el inicio o adelantar el fin hasta dejar ≥12 h. Ver Marco legal — festivos y guardias (España).

Guardias (on-call)

Las guardias son un tipo de turno propio (color violeta), pensado para equipos de guardia (TI, mantenimiento, sanitario…). Se crean desde "Organizar guardias" definiendo un patrón (empleado, fecha de inicio, horario, días de la semana, duración).

Cada guardia tiene una modalidad que decide su cómputo:

• Presencial — hay presencia física; computa íntegramente como jornada.
• Localización / disponibilidad (por defecto) — el tiempo a disposición no computa como jornada (doctrina del TJUE); solo computan las intervenciones. Se retribuye por convenio (plus de disponibilidad o precio/hora).

Ver el detalle legal en Marco legal — festivos y guardias (España).

Festivos en el planning

Los festivos de tu país/CCAA se pintan en el planning (con colores distintos para festivo normal y festivo especial). Por defecto, la reorganización no cubre festivos (con un interruptor para el comercio que sí abre). Ver Festivos.

Siguientes pasos

• Asistente de IA — reorganizar cobertura automáticamente.
• Fichaje y registro de jornada — cómo se ficha lo planificado.
• Vacaciones, ausencias y peticiones — vacaciones y cambios que afectan al planning.