Fichaje y registro de jornada

En una línea: Tu equipo ficha entrada, salida y pausas desde el móvil, la web o el kiosko. El registro es inmutable y cumple el registro de jornada obligatorio en España.

Cómo se ficha

El empleado registra cuatro tipos de evento: entrada, inicio de pausa, fin de pausa y salida. Puede hacerlo por tres vías (según los canales que tenga activados):

• App móvil — desde su teléfono; ver App móvil.
• Web del empleado (/yo) — desde el navegador.
• Kiosko — tablet compartida, con su PIN; ver Modo kiosko. El PIN se genera al dar de alta a la persona, pero no se le envía solo: el correo de bienvenida no lo lleva. Se lo mandas tú desde su ficha (Equipo → el empleado → PIN de fichaje → «Enviar por email») o se lo dices a mano.

En la app móvil y en la web del empleado, en cada fichaje se elige el centro de trabajo o se marca Teletrabajo. En el kiosko no: la tablet no pregunta ninguna de las dos cosas, así que sus fichajes se guardan siempre como presenciales y sin centro (en el registro de auditoría salen con «Centro: —»).

De cada fichaje TurnoMade guarda la hora exacta, la modalidad, el centro cuando lo hay y la IP, para trazabilidad.

Cómo se ve en la app: el botón cambia según el estado

No hay que buscar nada: la pantalla de Inicio siempre ofrece la acción que toca en ese momento, y debajo la alternativa.

Debajo tienes tu turno de hoy, el centro de trabajo y la tarjeta del día, que va acumulando lo fichado con su hora: entrada en verde, pausas en naranja y salida en rojo.

¿Hace falta tener turno para fichar?

No. Se puede fichar tenga o no turno ese día en el planning. Es lo que permite usar TurnoMade solo como registro de jornada, sin montar el planning: tu equipo ficha y ya está.

Cuando alguien ficha un día que no tenía turno, la app se lo dice —«Hoy no tienes turno asignado. Puedes fichar igualmente»— y esas horas cuentan como trabajadas en el Informe de Horas. Nunca se pierden: ver cómo se calculan las horas.

Si prefieres que el planning sea la única puerta: desactiva Ajustes → Empresa → «Permitir fichar sin turno asignado». A partir de ahí, quien no tenga turno de trabajo o guardia ese día no puede fichar entrada (sí cerrar una jornada ya abierta). Solo tiene sentido si planificas en firme y no quieres jornadas fuera del planning. Ver Ajustes.

Si tu empresa no ficha (solo planning): marca Ajustes → Empresa → «Desactivar el fichaje». Nadie podrá fichar por ningún canal (el servidor lo rechaza), no habrá correcciones ni recordatorios, y el panel y la app esconden lo que solo vive del fichaje dejando un aviso en su lugar. Lo ya fichado se conserva y al desmarcarla todo vuelve. Ver desactivar el fichaje.

Qué ganas si además planificas

Fichar sin planning es una opción legítima y completa a efectos legales, pero conviene saber qué se queda por el camino:

Los avisos se calculan a partir del turno: sin turno no hay hora prevista de la que colgar el recordatorio. En la práctica eso significa más olvidos y, por tanto, más correcciones. Ver #Avisos de fichaje (móvil).

Verificación por IP (sin geolocalización)

Para comprobar que se ficha desde el sitio correcto, TurnoMade verifica sin rastrear: en vez de pedir el GPS, registra la IP —la "matrícula" pública de la red WiFi— de cada fichaje. Identifica la red, no a la persona ni su ubicación.

• En Ajustes → Autorización de red das de alta la red del centro (la pantalla te muestra tu IP actual para copiarla). Si el local tiene varias WiFi, añades la IP de cada una.
• Si el empleado ficha conectado a esa red, el fichaje se marca como hecho desde el centro, sin que nadie haga nada.
• Si ficha desde otra red (datos móviles, casa…), el fichaje se registra igual —nunca se bloquea—: queda la marca de "no desde la IP autorizada" y todos los gerentes reciben un aviso en la campana (app y web) y en el móvil. Ese aviso no va por correo. Salta en entrada y salida; las pausas fuera de la red también se marcan, pero no avisan.
• Si no das de alta ninguna IP, todos los fichajes cuentan como válidos.

Es una señal, no un candado: cumple el criterio de la AEPD (proporcionalidad y minimización) porque verifica el fichaje sin geolocalizar al empleado. Más detalle en Seguridad y privacidad.

Pausas y turnos partidos

• Durante la jornada, el empleado marca Iniciar pausa y Terminar pausa.
• En un turno partido, la pausa del mediodía se registra igual: entra a las 9:00, inicia pausa a las 13:30 y la termina al volver, a las 16:30.
• También sirve en jornada intensiva: si tu negocio quiere dejar constancia de la pausa del café o de la comida, se marca igual.
• Se pueden encadenar tantos ciclos de pausa como haga falta: al terminar una, vuelve a aparecer «Iniciar Pausa».
• El estado en vivo (trabajando / en pausa / fuera) y el total trabajado del día se calculan solos.

Todas las horas son las de tu empresa

El registro no usa la hora de tu móvil ni la del ordenador desde el que se mire: usa la zona horaria de la empresa, la que hay puesta en Ajustes → Empresa. La app, el panel del responsable, el kiosko y los informes muestran todos la misma hora.

Da igual que estés de viaje, que tengas el teléfono en otra zona o que tu responsable mire desde otra comunidad: lo que ves es la hora con la que quedó registrada tu jornada, que es la del documento del que sale tu nómina.

También la hora que tecleas. Cuando pides una corrección, la hora que escribes se entiende en la hora de la empresa, no en la de tu móvil. Si tu empresa es peninsular y tú estás en Canarias, «09:00» son las nueve de la empresa (las ocho en tu reloj). Pon la hora tal y como sale en TurnoMade.

Si tu empresa está en Canarias, elige esa zona antes de que nadie fiche: con el primer fichaje queda fijada. Ver Ajustes#Zona horaria.

Turnos de noche: la jornada pertenece al día en que empezó

Si entras un día y sales después de la medianoche, sigue siendo una sola jornada, la del día en que fichaste la entrada.

Entras el jueves a las 22:00 y sales el viernes a las 02:00 → cuatro horas del jueves. Ni dos días a cero, ni dos horas en cada uno.

Lo verás así en toda la app y en los informes. En los documentos descargables, una salida estampada ya pasada la medianoche aparece marcada con (+1): por ejemplo 01:00 (+1) en la jornada del día anterior. La hora real del fichaje no se altera nunca — el (+1) solo dice que cayó en el día natural siguiente.

Si se te olvidó fichar la salida y han pasado más de 14 horas, la app no inventa la hora: te lleva a solicitar una corrección, donde declaras tú la hora real. Es la única vía honesta, porque el botón de salida estampa el momento en que lo pulsas.

Los dos límites, que no son el mismo

Y hay un segundo límite que no verás nunca en pantalla pero explica cómo se agrupan tus horas: una jornada puede abarcar hasta 24 horas. Es lo que dura una guardia. Así, si te olvidaste de fichar y el responsable aprueba tu salida a las 15 horas de haber entrado, sigue siendo una sola jornada y aparece entera en el día en que empezaste. Más allá de 24 h ya no se considera un turno, sino un olvido: la entrada se queda abierta y se resuelve con una corrección.

Corregir un fichaje de madrugada

El selector solo te pide una hora, y en un turno que cruza la medianoche esa hora sola es ambigua. La app decide el día por ti y te lo dice en pantalla antes de enviar:

• Una salida anterior a tu entrada es del día siguiente. Entraste a las 22:00 y pones «02:00» → se registrará el día siguiente.
• Una entrada posterior al fichaje que la sigue es del día anterior. Fichaste a las 00:30 y quieres corregirlo a las 23:00 → se registrará el día anterior.

Declarar una hora en un registro legal sin ver en qué día cae es pedir un error, así que siempre lo verás escrito.

Dos matices, para que el salto de día no se aplique cuando no toca (desde el 15-sep-2026):

• Solo salta si sigue pareciendo un turno: como mucho 16 horas entre la entrada y la hora saltada. Si fichaste la entrada tarde (a las 15:00, cuando entraste a las 09:00) y pides mover la pausa a las 13:00, la app no la manda al día siguiente: te avisa de que esa hora es anterior a la entrada y te pide corregir primero la entrada.
• Si ya has pedido mover la entrada y sigue pendiente, la app compara con la hora que pediste, no con la que fichaste. Así puedes arreglar toda la jornada seguida sin avisos de más.

Anular un fichaje que no corresponde a nada

A veces queda registrado un fichaje que no representa ninguna presencia real — por ejemplo, una entrada de un minuto pulsada por error. No se puede borrar (el registro es de solo adición), pero el responsable puede anularlo.

Desde Fichajes, al desplegar el día, cada fichaje tiene un enlace «Anular · deja de contar». Hay que escribir un motivo, que queda guardado. Ojo con lo que NO es: anular no cambia ninguna hora. Si escribes un motivo que parece una hora («salió a las 14:00»), la pantalla te avisa de que anular no la cambiará y te ofrece la corrección, que es lo que toca.

Qué ocurre al anular:

• Ese fichaje deja de contar en las horas.
• No desaparece: sigue en el registro y sale en el informe de auditoría marcado como «Anulado», con su motivo y con el nombre de quién lo anuló.
• Queda constancia de cuándo se anuló.

Una corrección aprobada se trata como cualquier otro fichaje: se puede anular (dejan de contar ella y el original al que sustituyó) y se puede volver a corregir (la nueva corrección apunta a la anterior, y solo cuenta la última). Lo que no se puede anular es el original que ya fue corregido: sobre ese, lo que cuenta es su corrección, así que se actúa sobre ella.

El día se cierra con la salida

Al fichar la salida, la jornada de ese día queda cerrada: ya no se pueden registrar más fichajes. La app lo indica con «Ya has registrado tu jornada de hoy. Para corregir un fichaje, usa el menú ⋯ del fichaje.»

A partir de ahí, el único camino para tocar ese día es una corrección.

Correcciones de fichaje

Nadie puede editar un fichaje directamente (es un registro legal). Si hay un error:

1. El empleado solicita una corrección desde el menú ⋯ del fichaje. Puede hacerlo desde la app móvil o desde el acceso web (acceso web (/yo)).
2. El gerente la valida desde Peticiones.
3. Al aprobar, no se toca el fichaje original: se añade un evento correctivo enlazado al original. El cómputo usa el corregido, y queda constancia del antes y el después.

Esto garantiza trazabilidad total para una auditoría o inspección.

Qué se rellena al pedir una corrección

El menú ⋯ abre «Solicitar corrección» con tres cosas:

1. Qué fichaje corriges o añades — Entrada, Salida, Inicio de pausa o Fin de pausa; cada opción muestra la hora que tiene ahora.
2. La hora correcta — con un selector de hora y minutos. En la app, los minutos van de cinco en cinco y empiezan en :00, porque una corrección es algo que se declara («entré a las nueve»), no una medida al segundo. El fichaje original no se toca: sigue guardado como referencia.
3. El motivo — Fichaje olvidado, Error de registro, Fallo técnico u Otro.

El motivo es obligatorio: hasta que no eliges uno, el botón Enviar solicitud está desactivado.

Sirve tanto para corregir una hora mal fichada como para añadir un fichaje que falta. Y desde la pestaña Fichajes se puede pedir la corrección de cualquier día, no solo del de hoy: no hay límite de antigüedad.

Qué NO deja hacer (y por qué)

Un registro tiene que poder leerse sin contradicciones, así que hay tres cosas que se rechazan al enviar la solicitud:

• Una salida anterior a la entrada del día, o una entrada posterior a la salida.
• Una pausa fuera de la jornada: ni antes de la entrada, ni después de la salida. Un «fin de pausa» a las 19:00 cuando saliste a las 16:37 dejaría el día en un estado imposible.
• Cualquier hora a más de 24 horas de la entrada de esa jornada (o una entrada a más de 24 h de su salida): eso ya no es un turno, es un día equivocado.

Si te olvidaste de fichar toda la jornada y al acordarte fichaste entrada y salida a la misma hora, puedes pedir las dos correcciones seguidas sin esperar a que te aprueben la primera: al validar la segunda se tiene en cuenta lo que ya has pedido. Y si aun así choca, el aviso te dice qué corregir antes.

Una petición por fichaje. Si vuelves a pedir una corrección sobre el mismo fichaje mientras la anterior sigue pendiente, no se apilan: la nueva sustituye a la anterior (y si es idéntica, la app te dice que ya estaba enviada). En la casilla del fichaje verás «Pedido: 09:00 · pendiente» mientras el responsable no la revise, y la hora propuesta ya será esa.

Sí se admiten horas que aún no han llegado. Puede hacer falta por previsión o por una urgencia, así que no se bloquean.

Quién puede corregir (y por qué es así)

¿Puede el gerente corregir, editar o borrar los fichajes de un empleado? No. Ningún fichaje se edita ni se borra, ni siquiera por el gerente: el registro es de solo adición. Solo el empleado puede iniciar una corrección de sus fichajes; el gerente valida (aprueba o rechaza), pero no puede entrar al panel de fichajes y cambiar horas por su cuenta.

Lo que puede hacer cada uno, en una tabla:

Lo que sí puede hacer el gerente desde Fichajes (panel web) es empujar el proceso sin saltárselo:

• «Pedir corrección» sobre el fichaje de un empleado: le manda un aviso al móvil (campana y notificación) con el día, el fichaje y el camino exacto —Fichajes › día › ··· › Solicitar corrección—, con un mensaje opcional («saliste a las 14, ¿no?»). El empleado sigue siendo quien declara la hora; el gerente la aprueba después, como siempre. Si la jornada está sin salida, el aviso ya apunta a la salida.
• «Corregir» sobre sus propios fichajes, si es un gerente que también ficha. Es el mismo formulario que el del empleado, pero como quien aprueba es él, queda aprobada en el acto con su nombre como solicitante y como revisor en la auditoría; los demás gerentes de la empresa reciben un aviso («X ha corregido la salida de su fichaje a las 14:00»). Desde la app también puede pedirla en Fichajes › Míos › ··· y aprobarla en Peticiones.

Es deliberado, y protege a las dos partes:

• Responsabiliza al empleado: si olvida fichar, tiene que gestionar él la corrección — lo que ayuda a que no se repita.
• Protege al empleado: nadie puede modificar sus horas sin que él lo sepa y lo haya pedido.
• Y en cualquier caso, todo queda en el registro de auditoría: quién solicitó, quién aprobó y cuándo.

Cómo queda todo en los informes (y ante una inspección)

Nada de esto se queda en la pantalla: va al informe de Fichajes (Informes), en el nivel de detalle Registro de auditoría, que es el que se enseña a la Inspección de Trabajo. Ahí cada fichaje es una fila con su estado:

Si una corrección se vuelve a corregir, el informe enseña la cadena entera: el original y la primera corrección como Corregido, y la última como la que cuenta. El pie del informe explica la regla al inspector: el registro original nunca se modifica ni se borra; la corrección añade un apunte nuevo que lo sustituye en el cómputo. Por eso ninguna corrección ni anulación «desaparece»: no hay forma de tocar el registro sin dejar quién, cuándo y por qué.

Qué pasa después: aprobación o rechazo

Cuando el empleado envía la solicitud, al gerente le llega un aviso en la app y en la web. Desde Peticiones (móvil o panel web) ve la petición con el antes → después y el motivo, y decide:

• Si la aprueba — el empleado recibe el aviso «Corrección aprobada» y su registro se actualiza automáticamente.
• Si la rechaza — el empleado también lo ve, y puede volver a solicitarla (por ejemplo, corrigiendo la hora o explicando mejor el motivo).

Dónde se ve una corrección

En el panel web de Fichajes del gerente, al desplegar el día de un empleado se ven los dos apuntes: el fichaje que vale, marcado como «Corrección», y justo al lado el original tachado, marcado como «Corregido». Es la inmutabilidad a la vista: el original no desaparece, se queda al lado del que lo sustituye. Si se corrige una corrección, se ve la cadena entera: el original y la primera corrección tachados, y la última contando. Y sobre el apunte marcado «Corrección» hay las mismas acciones que sobre cualquier otro: Pedir corrección (o Corregir, si es tuyo) y Anular.

La otra vía es el registro de auditoría del informe de Fichajes, que además enseña el motivo y la cadena de validación (Informes).

¿Olvidaste fichar la salida (o un fin de pausa)?

Si un día quedó abierto —por ejemplo, entraste pero no fichaste la salida—, ese fichaje no existe, así que no se puede «corregir» sin más: hay que añadirlo. Se hace igual que una corrección:

• En la app móvil (Fichajes → menú ⋯ del día) y en el acceso web (acceso web (/yo)), al solicitar la corrección eliges el fichaje que falta —«Salida», que aparece sin hora, con una raya— indicas la hora correcta y la envías con el motivo «Fichaje olvidado».
• El gerente la aprueba desde Peticiones → se crea el fichaje que faltaba (como evento nuevo, con la misma trazabilidad que cualquier corrección).

Kiosko: la tablet compartida sirve solo para fichar (entrada/salida/pausas con el PIN), no para editar el historial. Si alguien se olvida de fichar en el kiosko, entra por el acceso web (acceso web (/yo)) o por la app móvil con su cuenta y corrige/añade el fichaje del día anterior; el gerente lo valida. Así el registro sigue siendo trazable y nadie manipula el kiosko de otra persona.

Para eso necesita dos cosas: que en su ficha estén encendidos Acceso web (/yo) o App móvil (Equipo → ficha → Accesos), y haber recibido su correo de bienvenida, que es donde va su contraseña. Quien solo ficha con PIN puede no haberlo abierto nunca. Si aquel correo rebotó, lo verás en Equipo con una etiqueta roja bajo su dirección: corrige el correo desde su ficha o desde el menú ⋯ y TurnoMade le manda la bienvenida a la dirección nueva.

Por qué es "inmutable" (y por qué importa)

El registro de jornada español exige fichajes fiables, inmutables y trazables, conservados 4 años y accesibles al trabajador, sus representantes y la Inspección. En TurnoMade:

• Cada fichaje es un evento que no se puede modificar ni borrar (ni siquiera desde dentro).
• Las correcciones añaden un evento nuevo, no reescriben el pasado.

Ver el detalle legal en Registro de jornada (España) y Seguridad y privacidad.

Avisos de fichaje (móvil)

La app móvil avisa a la hora exacta de cada momento del turno, con un solo aviso por momento — no insiste. Así se reducen los olvidos.

• Turno simple — avisa de la entrada y de la salida.
• Turno partido — avisa además del inicio y el fin de la pausa, tomados del horario de los dos tramos (no de las pausas que se fichan sobre la marcha: esas no llevan aviso).
• Solo avisan los turnos de trabajo. Una guardia no genera avisos, aunque se pueda fichar en ella.

La app programa los avisos de hoy y mañana (y los que quedan del turno de noche que empezó ayer).

⚠️ Los avisos dependen del planning. Se calculan a partir del turno asignado, así que si se ficha sin turno, no hay avisos: no existe una hora prevista de la que colgar el recordatorio. Ver #Qué ganas si además planificas.

Letra pequeña: son avisos del propio móvil, que la app programa al abrirla y recoloca tras cada fichaje. Eso les da un timing exacto sin depender de un servidor, pero exige dos cosas: que el empleado abra la app de vez en cuando y que le haya dado permiso de notificaciones al teléfono. Si falta cualquiera de las dos, no se le programa ninguno — y la app no avisa de ello. Si alguien dice que no le avisa: que abra la app y compruebe que TurnoMade tiene permiso para enviarle notificaciones. Estos avisos nunca llegan por correo.

El gerente que también ficha

Un gerente puede fichar su propia jornada si activa "Registro de turno" en su perfil: le aparece una tarjeta "Mi Turno" en el panel para fichar entrada/salida/pausas. Es independiente de aparecer en el calendario como planificable. Ver Roles y formas de acceso.

Dónde ve el gerente los fichajes

En Fichajes (panel web), una tarjeta por empleado con su línea de tiempo del día (entrada, pausas, salida), teletrabajo, IP y las líneas corregidas marcadas. A fin de mes, todo esto se convierte en el informe de fichajes (Informes).

Siguientes pasos

• Informes — sacar el registro para la gestoría/inspección.
• Modo kiosko — fichaje compartido con PIN.
• Seguridad y privacidad — control por IP y auditoría.