Fichaje y registro de jornada

En una línea: Tu equipo ficha entrada, salida y pausas desde el móvil, la web o el kiosko. El registro es inmutable y cumple el registro de jornada obligatorio en España.

Cómo se ficha

El empleado registra cuatro tipos de evento: entrada, inicio de pausa, fin de pausa y salida. Puede hacerlo por tres vías (según los canales que tenga activados):

• App móvil — desde su teléfono; ver App móvil.
• Web del empleado (/yo) — desde el navegador.
• Kiosko — tablet compartida, con su PIN; ver Modo kiosko.

En cada fichaje elige el centro de trabajo o marca Teletrabajo. TurnoMade guarda la hora exacta, el centro, la modalidad (presencial/teletrabajo) y la IP del fichaje, para trazabilidad.

Cómo se ve en la app: el botón cambia según el estado

No hay que buscar nada: la pantalla de Inicio siempre ofrece la acción que toca en ese momento, y debajo la alternativa.

Debajo tienes tu turno de hoy, el centro de trabajo y la tarjeta del día, que va acumulando lo fichado con su hora: entrada en verde, pausas en naranja y salida en rojo.

¿Hace falta tener turno para fichar?

No. Se puede fichar tenga o no turno ese día en el planning. Es lo que permite usar TurnoMade solo como registro de jornada, sin montar el planning: tu equipo ficha y ya está.

Cuando alguien ficha un día que no tenía turno, la app se lo dice —«Hoy no tienes turno asignado. Puedes fichar igualmente»— y esas horas cuentan como trabajadas en el Informe de Horas. Nunca se pierden: ver cómo se calculan las horas.

Si prefieres que el planning sea la única puerta: desactiva Ajustes → Organización → «Permitir fichar sin turno asignado». A partir de ahí, quien no tenga turno de trabajo o guardia ese día no puede fichar entrada (sí cerrar una jornada ya abierta). Solo tiene sentido si planificas en firme y no quieres jornadas fuera del planning. Ver Ajustes.

Qué ganas si además planificas

Fichar sin planning es una opción legítima y completa a efectos legales, pero conviene saber qué se queda por el camino:

Los avisos se calculan a partir del turno: sin turno no hay hora prevista de la que colgar el recordatorio. En la práctica eso significa más olvidos y, por tanto, más correcciones. Ver #Avisos de fichaje (móvil).

Verificación por IP (sin geolocalización)

Para comprobar que se ficha desde el sitio correcto, TurnoMade verifica sin rastrear: en vez de pedir el GPS, registra la IP —la "matrícula" pública de la red WiFi— de cada fichaje. Identifica la red, no a la persona ni su ubicación.

• En Ajustes → IPs autorizadas das de alta la red del centro (la pantalla te muestra tu IP actual para copiarla). Si el local tiene varias WiFi, añades la IP de cada una.
• Si el empleado ficha conectado a esa red, el fichaje se marca como hecho desde el centro, sin que nadie haga nada.
• Si ficha desde otra red (datos móviles, casa…), el fichaje se registra igual —nunca se bloquea—: solo queda la marca de "no desde la IP autorizada" y el responsable recibe un aviso.
• Si no das de alta ninguna IP, todos los fichajes cuentan como válidos.

Es una señal, no un candado: cumple el criterio de la AEPD (proporcionalidad y minimización) porque verifica el fichaje sin geolocalizar al empleado. Más detalle en Seguridad y privacidad.

Pausas y turnos partidos

• Durante la jornada, el empleado marca Iniciar pausa y Terminar pausa.
• En un turno partido, la pausa del mediodía se registra igual: entra a las 9:00, inicia pausa a las 13:30 y la termina al volver, a las 16:30.
• También sirve en jornada intensiva: si tu negocio quiere dejar constancia de la pausa del café o de la comida, se marca igual.
• Se pueden encadenar tantos ciclos de pausa como haga falta: al terminar una, vuelve a aparecer «Iniciar Pausa».
• El estado en vivo (trabajando / en pausa / fuera) y el total trabajado del día se calculan solos.

El día se cierra con la salida

Al fichar la salida, la jornada de ese día queda cerrada: ya no se pueden registrar más fichajes. La app lo indica con «Ya has registrado tu jornada de hoy. Para corregir un fichaje, usa el menú ⋯ del fichaje.»

A partir de ahí, el único camino para tocar ese día es una corrección.

Correcciones de fichaje

Nadie puede editar un fichaje directamente (es un registro legal). Si hay un error:

1. El empleado solicita una corrección desde el menú ⋯ del fichaje. Puede hacerlo desde la app móvil o desde el acceso web (acceso web (/yo)).
2. El gerente la valida desde Peticiones.
3. Al aprobar, no se toca el fichaje original: se añade un evento correctivo enlazado al original. El cómputo usa el corregido, y queda constancia del antes y el después.

Esto garantiza trazabilidad total para una auditoría o inspección.

Qué se rellena al pedir una corrección

El menú ⋯ abre «Solicitar corrección» con tres cosas:

1. Qué fichaje corriges o añades — Entrada, Salida, Inicio de pausa o Fin de pausa; cada opción muestra la hora que tiene ahora.
2. La hora correcta — con un selector de hora y minutos. En la app, los minutos van de cinco en cinco y empiezan en :00, porque una corrección es algo que se declara («entré a las nueve»), no una medida al segundo. El fichaje original no se toca: sigue guardado como referencia.
3. El motivo — Fichaje olvidado, Error de registro, Fallo técnico u Otro.

El motivo es obligatorio: hasta que no eliges uno, el botón Enviar solicitud está desactivado.

Sirve tanto para corregir una hora mal fichada como para añadir un fichaje que falta. Y desde la pestaña Fichajes se puede pedir la corrección de cualquier día, no solo del de hoy: no hay límite de antigüedad.

Qué NO deja hacer (y por qué)

Un registro tiene que poder leerse sin contradicciones, así que hay tres cosas que se rechazan al enviar la solicitud:

• Una salida anterior a la entrada del día, o una entrada posterior a la salida.
• Una pausa fuera de la jornada: ni antes de la entrada, ni después de la salida. Un «fin de pausa» a las 19:00 cuando saliste a las 16:37 dejaría el día en un estado imposible.

Si te olvidaste de fichar toda la jornada y al acordarte fichaste entrada y salida a la misma hora, puedes pedir las dos correcciones seguidas sin esperar a que te aprueben la primera: al validar la segunda se tiene en cuenta lo que ya has pedido. Y si aun así choca, el aviso te dice qué corregir antes.

Sí se admiten horas que aún no han llegado. Puede hacer falta por previsión o por una urgencia, así que no se bloquean.

Quién puede corregir (y por qué es así)

Solo el empleado puede iniciar una corrección. El gerente valida, pero no puede entrar al panel de fichajes y cambiar horas por su cuenta.

Es deliberado, y protege a las dos partes:

• Responsabiliza al empleado: si olvida fichar, tiene que gestionar él la corrección — lo que ayuda a que no se repita.
• Protege al empleado: nadie puede modificar sus horas sin que él lo sepa y lo haya pedido.
• Y en cualquier caso, todo queda en el registro de auditoría: quién solicitó, quién aprobó y cuándo.

Qué pasa después: aprobación o rechazo

Cuando el empleado envía la solicitud, al gerente le llega un aviso en la app y en la web. Desde Peticiones (móvil o panel web) ve la petición con el antes → después y el motivo, y decide:

• Si la aprueba — el empleado recibe el aviso «Corrección aprobada» y su registro se actualiza automáticamente.
• Si la rechaza — el empleado también lo ve, y puede volver a solicitarla (por ejemplo, corrigiendo la hora o explicando mejor el motivo).

Dónde se ve una corrección

En el panel web de Fichajes del gerente, al desplegar el día de un empleado se ven los dos apuntes: el fichaje que vale, marcado como «Corrección», y justo al lado el original tachado, marcado como «Corregido». Es la inmutabilidad a la vista: el original no desaparece, se queda al lado del que lo sustituye.

La otra vía es el registro de auditoría del informe de Fichajes, que además enseña el motivo y la cadena de validación (Informes).

¿Olvidaste fichar la salida (o un fin de pausa)?

Si un día quedó abierto —por ejemplo, entraste pero no fichaste la salida—, ese fichaje no existe, así que no se puede «corregir» sin más: hay que añadirlo. Se hace igual que una corrección:

• En la app móvil (Fichajes → menú ⋯ del día) y en el acceso web (acceso web (/yo)), al solicitar la corrección eliges el fichaje que falta —«Salida», que aparece sin hora, con una raya— indicas la hora correcta y la envías con el motivo «Fichaje olvidado».
• El gerente la aprueba desde Peticiones → se crea el fichaje que faltaba (como evento nuevo, con la misma trazabilidad que cualquier corrección).

Kiosko: la tablet compartida sirve solo para fichar (entrada/salida/pausas con el PIN), no para editar el historial. Si alguien se olvida de fichar en el kiosko, entra por el acceso web (acceso web (/yo)) o por la app móvil con su cuenta y corrige/añade el fichaje del día anterior; el gerente lo valida. Así el registro sigue siendo trazable y nadie manipula el kiosko de otra persona.

Por qué es "inmutable" (y por qué importa)

El registro de jornada español exige fichajes fiables, inmutables y trazables, conservados 4 años y accesibles al trabajador, sus representantes y la Inspección. En TurnoMade:

• Cada fichaje es un evento que no se puede modificar ni borrar (ni siquiera desde dentro).
• Las correcciones añaden un evento nuevo, no reescriben el pasado.

Ver el detalle legal en Registro de jornada (España) y Seguridad y privacidad.

Avisos de fichaje (móvil)

La app móvil avisa a la hora exacta de cada momento del turno: entrada, inicio y fin de pausa y salida. Un solo aviso por momento, en el instante que toca — no insiste. Así se reducen los olvidos.

⚠️ Los avisos dependen del planning. Se calculan a partir del turno asignado, así que si se ficha sin turno, no hay avisos: no existe una hora prevista de la que colgar el recordatorio. Ver #Qué ganas si además planificas.

Letra pequeña: son avisos del propio móvil, que la app programa al abrirla. Eso les da un timing exacto sin depender de un servidor, pero significa que si el empleado no abre nunca la app, no se le programan. Si alguien dice que no le avisa, lo primero es que abra la app.

El gerente que también ficha

Un gerente puede fichar su propia jornada si activa "Registro de turno" en su perfil: le aparece una tarjeta "Mi Turno" en el panel para fichar entrada/salida/pausas. Es independiente de aparecer en el calendario como planificable. Ver Roles y formas de acceso.

Dónde ve el gerente los fichajes

En Fichajes (panel web), una tarjeta por empleado con su línea de tiempo del día (entrada, pausas, salida), teletrabajo, IP y las líneas corregidas marcadas. A fin de mes, todo esto se convierte en el informe de fichajes (Informes).

Siguientes pasos

• Informes — sacar el registro para la gestoría/inspección.
• Modo kiosko — fichaje compartido con PIN.
• Seguridad y privacidad — control por IP y auditoría.