Gestión del equipo

En una línea: Da de alta a tus empleados, define sus horas semanales y decide por qué canales pueden fichar. Los empleados no se borran: se desactivan.

Dar de alta un empleado

En Equipo (o Ajustes → Equipo):

1. Pulsa Nuevo empleado.
2. Rellena nombre, email y horas semanales (admite decimales con coma o punto: 37,5 = 37 h 30 min).
3. Elige cómo tendrá acceso:
   • Crear contraseña → puede entrar de inmediato.
   • Enviar enlace por email → él mismo se pone la contraseña. El empleado también podrá entrar con Google/Microsoft usando el mismo email.
4. Asígnale un área (opcional) y revisa sus canales de acceso.

💡 Si te equivocas al escribir el correo, TurnoMade te avisa. Comprueba el dominio contra los más habituales (gmail, hotmail, outlook…) y contra los que ya usa tu empresa: si tu equipo está en @mirestaurante.es y escribes @mirestaurant.es, salta el aviso. Una errata ahí no da error por ningún lado —la cuenta se crea, pero el correo con las credenciales rebota— y la persona se queda fuera sin que nadie se entere.

Corregir el correo de alguien

El correo es con lo que la persona inicia sesión, así que una errata la deja sin acceso. Se corrige sin crear otra cuenta:

• Desde Equipo: menú ⋯ de su fila → Corregir correo.
• Desde su ficha: pulsa Corregir junto al correo de la cabecera.

El cambio se aplica también a su acceso, así que a partir de ese momento entra con el correo nuevo. Su historial, sus turnos y sus fichajes no se tocan: sigue siendo la misma persona.

Horas semanales

Es la jornada contratada del empleado. TurnoMade la usa para:

• Avisar cuando un turno o una reorganización supera sus horas.
• Calcular saldos y horas extras.
• Las estadísticas de la vista Año del planning.

Acceso por plataforma (PIN / WEB / APP)

Cada empleado tiene tres interruptores que controlan por dónde puede fichar:

• PIN → modo kiosko.
• WEB → acceso web del empleado (/yo).
• APP → app móvil.

Los ves como chips en la lista de Equipo y en su ficha. Es un bloqueo real (ver Roles y formas de acceso). Por defecto los tres están activados.

PIN de kiosko

Para fichar en el kiosko, cada empleado usa un PIN de 4 dígitos (no su contraseña, así fichan también quienes entran con Google/Microsoft).

• Desde la ficha del empleado puedes generar o reenviar el PIN por email.
• El PIN es independiente de la contraseña de acceso. Ver Modo kiosko.

Restablecer la contraseña

Desde la ficha del empleado → Restablecer contraseña:

• Enviar enlace por email (el empleado la cambia), o
• Generar contraseña (se la das tú).

Hacer administrador a alguien

En Ajustes → Equipo, cambia su rol a administrador. Al hacerlo:

• Pasa a poder gestionar la organización (ver Roles y formas de acceso).
• Se le activan por defecto dos opciones independientes que puede desactivar en su perfil:
  • Registro de turno — puede fichar su propia jornada (tarjeta "Mi Turno" en el panel / Inicio del móvil), aunque no tenga turno asignado.
  • Añadir al calendario — pasa a ser planificable: aparece en Planning, Equipo, Vacaciones y Dashboard, se le asignan turnos y, desde la app móvil, puede solicitar sus propias peticiones además de validar las del equipo.

Un administrador no consume plaza de empleado del plan, tenga o no activadas esas dos opciones. Y si las tiene las dos apagadas, en el móvil su Inicio muestra «Tu equipo hoy» en lugar de un botón de fichar vacío.

Activar / desactivar (no hay borrado)

Los empleados no se eliminan, se desactivan. Así se conserva su histórico de fichajes y turnos (necesario por el registro de jornada). Un empleado desactivado deja de aparecer en el planning y no puede fichar.

Cuando un administrador deja la empresa

Tarde o temprano pasa: la persona que creó la cuenta (u otro administrador) deja el negocio. El objetivo es doble: que quien se queda no pierda el control y que quien se va no conserve ningún acceso. Sus fichajes y turnos no se pierden: quedan en el histórico (obligatorio por el registro de jornada).

Si hay otro administrador

Cualquier administrador puede hacerlo desde su propia cuenta:

1. Ajustes → Equipo → cambia el rol del administrador saliente a Empleado. (TurnoMade no permite dejar la organización sin administradores: si fuera el único, promociona antes a otra persona.)
2. Ahora aparece en Equipo como un empleado más (nota: los administradores solo salen en la lista de Equipo si tienen activado "Añadir al calendario"; al pasarlo a empleado sale siempre). Abre su ficha y pulsa Desactivar: desaparece del planning y de los listados, conservando todo su histórico.
3. En su misma ficha, apaga sus tres canales de acceso (PIN / WEB / APP): la web le mostrará "sin acceso", la app móvil le cerrará la sesión y su PIN dejará de fichar.
4. Facturación — cambiar la tarjeta: no hace falta cancelar nada. La suscripción pertenece a la organización, así que cualquier administrador puede gestionarla: Ajustes → Plan actual → Gestionar suscripción abre el portal de pago seguro, y ahí se actualiza el método de pago (pon la tarjeta de la empresa o del nuevo responsable). El plan sigue activo sin cortes y el siguiente cobro va a la tarjeta nueva. Detalle en Planes y facturación.
   • Solo si además queréis cambiar el email del titular de facturación (las facturas siguen a nombre de quien contrató), o si gestionáis varias organizaciones con el mismo plan: escribid a soporte y lo traspasamos, o cancelad desde el portal y volved a contratar desde la cuenta del nuevo administrador.

Si NO hay otro administrador

Primero se recupera el acceso, luego se traspasa el mando:

1. Recupera la cuenta del administrador saliente: en la pantalla de acceso, usa "¿Has olvidado la contraseña?" con su email. Por eso conviene que la cuenta del administrador use un email de empresa (al que el negocio tenga acceso), no uno personal. Si no hay forma de entrar en ese buzón, escribid a soporte para verificar la titularidad de la empresa.
2. Con esa sesión, promociona al nuevo administrador: Ajustes → Equipo → rol Administrador.
3. Al promocionarlo se le activan por defecto el fichaje propio ("Registro de turno") y su presencia en el calendario ("Añadir al calendario"). Si el nuevo administrador no ficha o no debe aparecer en el planning, él mismo puede apagar esas dos opciones en Ajustes → Perfil.
4. El nuevo administrador entra ya con su propia cuenta y aplica al saliente los pasos del caso anterior (pasar a empleado → desactivar → apagar canales).

Consejo: ten siempre al menos dos administradores activos. Es la diferencia entre un trámite de dos minutos y tener que recuperar cuentas.

Siguientes pasos

• Planning y turnos — asignarles turnos.
• Modo kiosko — fichaje por PIN.
• Seguridad y privacidad — accesos e IPs.