Registro horario para autónomos y pymes: ¿a quién obliga la ley?

«¿Yo tengo que fichar?» Es la duda de todo autónomo que arranca y de toda empresa pequeña. La respuesta no depende de lo grande que seas, sino de si tienes a alguien contratado. Lo aclaramos caso por caso.

Aviso: información general, no asesoramiento jurídico.

La regla, en una frase

La obligación de llevar el registro de jornada recae sobre la empresa respecto de sus personas trabajadoras por cuenta ajena. No es algo que cada uno tenga consigo mismo: es un deber de la empresa hacia quien trabaja para ella.

De ahí sale todo lo demás.

¿Un autónomo tiene que fichar?

• Autónomo sin empleados: no registra su propia jornada. La ley regula la relación laboral por cuenta ajena, y él trabaja por cuenta propia.
• Autónomo con empleados: sí debe registrar la jornada de sus trabajadores — aunque siga sin registrar la suya.

Dicho de otro modo: darte de alta como autónomo no te obliga a nada; contratar a tu primera persona, sí.

¿Tu duda es por un cargo y no por el tamaño de la empresa —un administrador, un directivo, un mando intermedio—? Eso lo desarrollamos aparte en quién está obligado a fichar y quién queda excluido.

Desde el primer empleado: no hay mínimo de plantilla

Es el error más extendido: creer que las empresas muy pequeñas están fuera. No lo están. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no fija ningún umbral de plantilla, y la obligación alcanza a todas las empresas cualquiera que sea su tamaño, en cualquier sector.

Con una sola persona contratada ya hay que llevar su registro diario. Y aplica igual a jornada completa que a tiempo parcial — en los contratos parciales el registro es incluso anterior, porque el artículo 12.4.c) del Estatuto ya lo exigía por su cuenta para acreditar las horas.

Qué hay que anotar (y qué no basta)

El artículo 34.9 pide el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona, día a día. Con eso en la mano, lo que no cumple:

• Un cómputo mensual de horas totales.
• El horario teórico del contrato, por muy fielmente que se siga.
• Una hoja que se rellena a final de semana de memoria.

El registro se conserva cuatro años y tiene que estar disponible para la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

Sobre el soporte: hoy la ley admite papel o digital. El Real Decreto que obligaría al registro estrictamente digital sigue sin aprobarse — puedes ver en qué punto está. Ahora bien, que el papel valga no significa que convenga: es frágil, se pierde y no acredita gran cosa (por qué el Excel también se queda corto).

Qué pasa si no lo llevas

No llevar el registro de jornada es una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo. Ser una empresa de tres personas no rebaja el tramo — lo desglosamos en sanciones por no fichar.

Y hay un efecto de segundo orden que se descubre tarde: sin registro, en un conflicto por horas extra la empresa se queda sin la prueba de cuánto se trabajó realmente.

Cómo lo resuelve una empresa pequeña

Para un equipo de pocas personas lo práctico es un sistema que se use sin fricción: fichaje desde el móvil, desde la web o desde una tablet en modo kiosko con PIN, con el registro guardado de forma inmutable y los informes listos para descargar.

TurnoMade es gratis hasta 5 personas, así que una empresa pequeña puede cumplir sin gastar nada — y cuando llegue la Inspección, el informe de auditoría sale con cada fichaje y su trazabilidad completa.

En resumen

• Obligada: toda empresa con personas por cuenta ajena, desde la primera.
• Autónomo sin empleados: no ficha. Con empleados: registra la jornada de su personal.
• No hay mínimo de plantilla que libre de la obligación.
• Hay que anotar inicio y fin, día a día, y conservarlo 4 años.
• No llevarlo es infracción grave: 751 € – 7.500 € por centro de trabajo.

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), artículos 12.4.c) (tiempo parcial) y 34.9 (registro de jornada) — texto consolidado en el BOE.
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que introduce el registro diario de jornada — BOE.
• Guía sobre el registro de jornada, Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social (mayo de 2019) — PDF del Ministerio.
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), artículos 7.5 y 40 — texto consolidado en el BOE.