¿Vale el Excel como registro de jornada? Qué dice la ley (y sus riesgos)

Es la solución "gratis" a la que recurre medio mundo: una hoja de Excel para apuntar las horas. ¿Es legal? Hoy sí. ¿Es buena idea? Ahí la respuesta cambia. Te lo explico sin rodeos.

Aviso: información general, no asesoramiento jurídico.

Hoy es legal… si el registro es fiable

La ley (RDL 8/2019) no impone una tecnología concreta: exige un registro diario, fiable y conservado 4 años. Un Excel puede cumplir la forma. El problema no es el formato — es la palabra fiable.

El riesgo real del Excel: se puede editar sin rastro

Una hoja de cálculo es modificable en cualquier momento y sin dejar constancia. Y ahí está el talón de Aquiles: ante una inspección o un juicio por horas extra, un registro que se puede reescribir a posteriori pierde fuerza como prueba. Si el trabajador dice una cosa y tu Excel otra, tu Excel no demuestra gran cosa porque "cualquiera pudo cambiarlo".

Otros riesgos prácticos: se rellena "a fin de mes" (y eso no es registro diario real), se pierde el archivo, no hay copia, y no queda claro quién apuntó qué.

Lo que cambiará con el decreto digital

El nuevo Real Decreto (en tramitación) apunta directamente a esto: exigirá que el registro sea digital e inalterable, accesible a la Inspección. En cuanto entre en vigor, el Excel dejará de valer. Adelantarse ahora te evita la migración con prisas.

Preguntas frecuentes

¿Es legal registrar la jornada en Excel? Hoy sí, si es fiable y diario. Pero es frágil como prueba porque se puede editar sin rastro.

¿Me pueden multar por usar Excel? No por usar Excel en sí, sino si el registro no es fiable o no existe. El riesgo es que no aguante una inspección.

¿El decreto digital prohibirá el Excel? En la práctica sí: exigirá formato digital inalterable, y una hoja editable no lo es.

¿Qué alternativa hay que sea gratis? Un sistema de fichaje con plan gratuito (como TurnoMade hasta 5 personas) te da registro inmutable sin coste.

La alternativa: inmutable y también gratis

La diferencia entre un Excel y un buen sistema no es el precio (ambos pueden ser gratis) — es la fiabilidad. En TurnoMade cada fichaje es un evento que no se edita ni se borra; las correcciones se añaden dejando rastro, y los informes salen listos para la Inspección. Gratis hasta 5 personas.

En resumen

• El Excel es legal hoy si el registro es fiable y diario.
• Su punto débil es que se edita sin rastro → flojo como prueba.
• El decreto digital lo dejará fuera (exigirá inalterable).
• Hay alternativas inmutables y gratis: mejor cambiar sin prisa.