Registro de jornada: quién está obligado a fichar y quién queda excluido

«¿Yo tengo que fichar?» Es la pregunta que más se repite cada vez que el registro horario vuelve a los titulares. Y quien dirige una empresa suele acertar con la respuesta corta —probablemente no—, pero se equivoca al estirarla: la aplica también a los cargos intermedios de su equipo. Esos sí fichan. Y no llevar su registro es una infracción grave.

Aviso: información general, no asesoramiento jurídico.

La obligación no depende del cargo, sino del vínculo

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

Fíjate en quién hace qué: la empresa registra la jornada de sus personas trabajadoras. No es un deber que cada uno tenga consigo mismo — es un deber de la empresa hacia quien trabaja por cuenta ajena para ella.

Por eso la pregunta útil no es qué cargo ocupa alguien, sino si tiene una relación laboral por cuenta ajena con la empresa. Si la tiene, ficha. Su cargo, su sueldo y su antigüedad dan igual: la obligación alcanza a la totalidad de la plantilla, sea cual sea la categoría o el grupo profesional, en cualquier sector y en empresas de cualquier tamaño.

Quién NO ficha

Hay dos motivos distintos para quedar fuera, y conviene no mezclarlos.

1. Porque no hay relación laboral. El artículo 1.3 del Estatuto deja fuera de la ley, entre otros:

• El trabajo por cuenta propia: un autónomo no registra su propia jornada.
• La actividad de consejeros y administradores de una sociedad, siempre que se limite a las funciones inherentes al cargo.
• Los trabajos familiares, salvo que se demuestre la condición de asalariados de quienes los llevan a cabo.
• Los socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado, que se rigen por su propia normativa.

2. Porque, habiendo relación laboral, la ley la excepciona. Aquí solo hay un caso: el personal de alta dirección del artículo 2.1.a) del Estatuto. Su relación es laboral, pero especial, y se rige por el Real Decreto 1382/1985: la legislación laboral común solo se le aplica cuando hay remisión expresa, y no la hay para la jornada. La Guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada lo confirma sin rodeos: queda «expresamente excepcionado de la obligación de registro el personal de alta dirección».

El error que sale caro: «alta dirección» no es lo que crees

Aquí es donde se rompen la mayoría de las pymes. «Alta dirección» suena a «gente con cargo», y no es eso.

El Real Decreto 1382/1985 la define como quien ejerce poderes inherentes a la titularidad jurídica de la empresa, relativos a sus objetivos generales, con autonomía y plena responsabilidad, limitadas solo por las instrucciones del órgano superior de gobierno. Es decir: alguien que manda sobre la empresa entera y solo responde ante la propiedad o el consejo.

Un encargado de sala, un jefe de cocina, un responsable de tienda, un jefe de taller o un director comercial que reporta al gerente no encajan ahí, por muy amplio que sea su horario y por mucho que su tarjeta ponga «director». Y la Guía del Ministerio cierra la puerta expresamente: en los mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades «se conserva la exigencia de registro», aunque después se matice el valor de las jornadas acreditadas — y añade una frase que conviene leer despacio: bajo la premisa de que «tras estas modalidades no se ocultan situaciones de abuso de derecho».

Traducido: tener pactada libre disponibilidad del tiempo de trabajo no elimina el deber de registrarlo. Como mucho, cambia cómo se interpreta lo que ese registro revele.

Quién SÍ ficha, aunque parezca que no

• Encargados y mandos intermedios. Ver arriba.
• Quien teletrabaja. La Guía dice que en el trabajo a distancia y los horarios flexibles el registro «será exigible en todo caso». El registro va del cuándo, no del dónde — lo desarrollamos en registro de jornada y teletrabajo.
• El personal a tiempo parcial, que además arrastra su propia regla desde antes (artículo 12.4.c del Estatuto).
• Los familiares dados de alta como asalariados. La exclusión del artículo 1.3 solo opera cuando no se acredita esa condición.
• El personal cedido por una ETT: la obligada es la empresa usuaria, no la de trabajo temporal. Si tienes gente de ETT en tu local, su registro es cosa tuya.
• El gerente que además tiene contrato de trabajo. Es el caso más frecuente en una pyme y el que más confusión genera: como administrador no fichas, pero si tienes también un contrato laboral ordinario, por ese contrato eres una persona trabajadora más.

Y una nota para los sectores con jornadas especiales —transporte, trabajos móviles, mar— : el Real Decreto 1561/1995 mantiene sus regímenes propios de registro, que conviven con el general.

El caso más común: quien gestiona y además trabaja

Merece punto aparte porque es la situación habitual en una empresa pequeña: la misma persona lleva la gestión y hace jornada como uno más del equipo.

La respuesta depende del vínculo, no de la sensación:

• Si eres autónomo o administrador y no tienes contrato laboral con la sociedad → no ficha tu jornada, pero sí tienes que registrar la de tu equipo desde el primer empleado (cuándo nace la obligación según el tamaño de la plantilla).
• Si además tienes contrato por cuenta ajena → fichas como uno más.

Conviene tenerlo resuelto desde el principio: cuando quien gestiona hace jornada y no la registra, sus horas quedan fuera del cómputo y los informes del mes salen incompletos.

¿Y el decreto que llega en septiembre?

Dos cosas, y la primera importa más de lo que parece.

El decreto no cambia quién ficha. El ámbito subjetivo sale del Estatuto de los Trabajadores, no del reglamento. Lo que el Real Decreto cambiaría es el cómo: registro digital, inalterable, accesible en remoto para la Inspección y consultable por la persona trabajadora. Si hoy no llevas el registro de tu encargado, ya estás incumpliendo — con decreto o sin él.

Y el decreto todavía no existe. A agosto de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió un dictamen contrario en marzo de 2026 y el texto debe rehacerse; la aprobación se aplazó a septiembre. Cuando se publique, entrará en vigor a los 20 días. Mientras tanto sigue plenamente vigente el RDL 8/2019. Tienes el estado actualizado en nuestro seguimiento del registro horario digital.

Lo que sí está en vigor desde 2019 es la sanción: no llevar el registro es infracción grave, de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo (cómo se calculan).

Cómo lo resuelve TurnoMade

Que una persona fiche o no no es un permiso, es un dato de su ficha, y por eso en TurnoMade son dos interruptores separados en el perfil:

• Registro de turno — esta persona ficha su jornada. Es el que activas en tu propio perfil si gestionas y además haces jornada.
• Añadir al calendario — esta persona aparece en el Planning y se le pueden asignar turnos.

Un administrador o un alta dirección real se quedan con los dos apagados: gestionan el equipo, ven los informes y no aparecen en el registro de jornada, que es exactamente lo que dice la ley. Un encargado los lleva encendidos como cualquiera, aunque tenga llaves del local y horario flexible.

Cuando llegue la Inspección, el informe de auditoría saca cada fichaje con su trazabilidad completa: hora vigente, hora original si se corrigió, motivo, quién pidió la corrección y quién la aprobó. El registro original nunca se altera.

En resumen

• Ficha quien tiene relación laboral por cuenta ajena, sea cual sea su cargo, sector o tamaño de empresa.
• No fichan: autónomos, administradores que solo ejercen su cargo, socios de cooperativas, trabajos familiares no asalariados y el personal de alta dirección.
• «Alta dirección» es una figura muy estrecha: poderes sobre los objetivos generales de la empresa. Un encargado no lo es.
• Mandos intermedios y cargos de confianza sí registran, aunque tengan libre disponibilidad horaria.
• En una ETT, la obligada es la empresa usuaria.
• El nuevo decreto cambia el cómo, no el quién — y a agosto de 2026 aún no está publicado en el BOE.

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), artículos 1.3 (exclusiones), 2.1.a) (relación especial de alta dirección), 12.4.c) (tiempo parcial) y 34.9 (registro de jornada) — texto consolidado en el BOE.
• Real Decreto 1382/1985, de 1 de agosto, por el que se regula la relación laboral de carácter especial del personal de alta dirección — texto consolidado en el BOE.
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que introduce el registro diario de jornada — BOE.
• Guía sobre el registro de jornada, Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social (mayo de 2019) — PDF del Ministerio.
• Real Decreto 1561/1995, sobre jornadas especiales de trabajo — texto consolidado en el BOE.