Baja médica de un empleado: qué debes registrar, qué no debes pedir y cómo cubrir su turno

Un empleado te comunica que está de baja. A partir de ahí, el gerente tiene dos trabajos: gestionar bien el dato (sin meterse en terreno prohibido) y cubrir el turno. Los dos tienen truco.

Aviso: información general, no asesoramiento jurídico.

Qué cambió con los partes de baja

Desde abril de 2023, el trabajador ya no tiene que entregar el parte de baja a la empresa: el servicio de salud lo comunica a la Administración y esta lo traslada a la empresa por vía telemática. A la empresa le llega la parte administrativa que necesita — sin que el empleado haga de mensajero.

Qué puedes registrar (y qué no debes pedir)

Aquí es donde muchos negocios pequeños se equivocan con la mejor intención:

• Sí puedes registrar: que la persona está en situación de incapacidad temporal, desde cuándo y (cuando se conozca) hasta cuándo. Es lo que necesitas para planificar y para la nómina.
• No debes pedir ni almacenar: el diagnóstico, informes médicos o justificantes clínicos. Son datos de salud, una categoría especialmente protegida por el RGPD (artículo 9). Guardarlos en tu Excel de turnos, en el correo o en cualquier herramienta de gestión es un riesgo innecesario.

Regla práctica: tu planning debe saber que hay baja; no debe saber de qué.

Por eso en TurnoMade la baja médica es un estado del turno (se planifica, se ve en el planning, sale en el informe), pero la aplicación no almacena justificantes médicos — decisión de diseño, precisamente por el RGPD.

Cómo gestionar una baja, paso a paso

1. El empleado la comunica desde su móvil: en Peticiones elige «Baja médica» y el rango de fechas. Sin adjuntar nada — el justificante sigue su canal oficial.
2. El responsable la aprueba: llega a tu bandeja de Peticiones; al aprobar, los días quedan marcados como baja en el planning (color propio, no computa como jornada).
3. Cubre el hueco: si esa persona tenía turnos con cobertura, el asistente de IA te propone al momento quién puede sustituir, alargar o entrar — respetando descansos y horas de cada candidato.
4. La nómina, clara: en el informe de horas la baja médica sale en su propia columna, separada de vacaciones y de otras ausencias, para que la gestoría aplique lo que corresponda.

Más detalle en la guía de vacaciones, ausencias y peticiones y en seguridad y privacidad.

En resumen

• Desde 2023 el empleado no entrega el parte a la empresa: llega por vía telemática.
• Registra el estado (baja, fechas); no pidas ni guardes el motivo (dato de salud, RGPD art. 9).
• Trata la baja como una ausencia planificable: estado propio en el planning y columna propia en el informe.
• El hueco no se cubre solo — pero con ayuda de la IA, casi.