Registro de jornada digital: 7 requisitos que tendrá que cumplir tu sistema

Con el nuevo Real Decreto de registro digital en el horizonte, muchos negocios se preguntan lo mismo: ¿qué le tengo que pedir a mi sistema de fichaje para estar cubierto? Aquí tienes los 7 requisitos que marcan la diferencia, ya exigibles unos y a la vuelta de la esquina otros.

Aviso: información general, no asesoramiento jurídico. El decreto digital está en tramitación; esta lista recoge la dirección clara de la norma.

1. Diario y en tiempo real

El registro debe hacerse cada día, en el momento de entrada, salida y pausas — no reconstruido a fin de mes. Un sistema que ficha en vivo cumple esto de serie.

2. Inmutable (no se puede editar sin rastro)

Este es el gran punto del decreto digital: el registro tiene que ser inalterable. Si una hora se puede cambiar sin dejar constancia, no vale como prueba. El fichaje debe quedar como un evento que no se borra ni se reescribe.

3. Correcciones trazables

Los errores pasan. Lo correcto no es editar el fichaje, sino añadir una corrección que deje visible el original y quién y cuándo la hizo. Trazabilidad total para una auditoría.

4. Accesible a la Inspección (y al trabajador)

El decreto apunta a que el registro sea accesible de forma remota a la Inspección y consultable por el propio trabajador. Tu sistema debe poder mostrar y exportar los datos al instante.

5. Conservado 4 años

La obligación de conservar el registro durante 4 años sigue vigente. Mejor que lo haga el sistema solo, sin depender de que nadie archive nada.

6. Con protección de datos (minimización)

El principio de minimización del RGPD pide recoger solo lo necesario y evitar datos personales que no aporten (como el domicilio). La ley no impone un formato, así que aquí manda el sentido común: TurnoMade identifica a la empresa por su razón social o CIF y al trabajador por su nombre, sin arrastrar datos de más.

7. Exportable para nómina e Inspección

De poco sirve el dato si no sale. El sistema debe generar informes claros (PDF, Excel, CSV) que valgan tanto para la gestoría como para enseñar a la Inspección.

Preguntas frecuentes

¿Qué requisitos tendrá el registro digital obligatorio? Digital, inalterable, trazable, accesible a la Inspección y al trabajador, conservado 4 años y con minimización de datos.

¿Sirve una app de fichaje normal? Sirve si cumple estos 7 puntos. La clave es la inmutabilidad: muchas apps permiten editar horas, y eso es justo lo que el decreto quiere evitar.

¿Tengo que esperar al decreto para adaptarme? No. Adoptar ya un sistema que cumpla esta checklist te deja cubierto hoy y preparado para cuando entre en vigor.

Cómo lo cumple TurnoMade

TurnoMade nace con estos 7 requisitos: fichaje diario en vivo, registro inmutable (los eventos no se editan ni se borran), correcciones trazables, acceso del trabajador desde su app, conservación automática, minimización de datos en los informes (sin DNI) y exportación a PDF/Excel/CSV. Y gratis hasta 5 personas para empezar.

En resumen

Los 7 imprescindibles: diario y en tiempo real · inmutable · correcciones trazables · accesible a Inspección y trabajador · conservado 4 años · con minimización de datos · exportable. Si tu sistema los cumple, el decreto no te pillará.